固定残業代とは、実際の残業時間にかかわらず、一定時間分の割増賃金をあらかじめ定額で支払う制度です。この支払いが労働基準法37条の割増賃金の支払いと認められるためには、通常の労働時間の賃金にあたる部分と割増賃金にあたる部分とを判別できることが前提となり、その手当が時間外労働等の対価として支払われるものといえる必要があります。最高裁は、対価といえるかどうかは、雇用契約書等の記載内容のほか、使用者の説明の内容、労働者の実際の勤務状況などの事情を考慮して判断すべきとしています（日本ケミカル事件・最高裁第一小法廷平成30年7月19日判決〔平成29年（受）第842号〕）。同事件では、契約書と賃金規程に手当が時間外労働の対価である旨が明記され、想定残業時間と実際の残業時間に大きな乖離がなかったことから、固定残業代としての支払いが有効と認められました。

逆にいえば、①契約書・就業規則に固定残業代である旨や金額・想定時間数の記載がない、②「営業手当」等の名目で実質は別の趣旨の手当になっている、③想定時間を超えた分の差額を精算していない、④実際の残業時間と想定時間が大きく乖離している——といった場合には、固定残業代の支払いが割増賃金の支払いと認められないおそれがあります。

労働基準法41条2号の管理監督者とは、「監督若しくは管理の地位にある者」をいい、これに該当すると労働時間・休憩・休日に関する規定が適用除外となります。ただし、この判断は肩書きではなく実態によります。いわゆる「名ばかり管理職」問題の代表例である日本マクドナルド事件（東京地方裁判所平成20年1月28日判決〔平成17年（ワ）第26903号〕）では、直営店の店長について、①職務内容・権限・責任の面で経営者と一体的な立場といえるか、②出退勤等の勤務態様について労働時間規制になじまない裁量があるか、③管理監督者にふさわしい賃金等の待遇か、という観点から検討され、店長の管理監督者性が否定されて割増賃金の支払いが命じられました。

中小企業でよくあるのは、「課長になったので残業代なし・役職手当のみ」という運用です。しかし、採用や労働条件の決定に関する実質的権限がない、出退勤の自由がない、役職手当が残業代の減少分に見合わない——といった実態であれば、管理監督者性は否定される方向に働きます。

労働時間の把握は、そもそも使用者の責務です。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日策定）は、使用者が自ら現認するか、タイムカード・ICカード・パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として、労働日ごとの始業・終業時刻を確認・記録すべきことを求めています。また、労働安全衛生法66条の8の3は、医師による面接指導の実施のため、厚生労働省令で定める方法により労働者の労働時間の状況を把握することを事業者に義務付けています。

この枠組みのもとでは、「会社に記録がない」ことは会社に有利には働きません。労働者側が業務メールの送信時刻やパソコンのログ等の断片的な資料から労働時間を主張した場合に、会社側が客観的な記録に基づく反証を用意できなければ、労働者側の主張に沿った時間が認定される方向に傾きやすいのが実務の傾向です。

また、「残業は申請制で、申請がなければ残業と認めない」という社内ルールだけで支払いを拒むことにもリスクがあります。使用者が残業の実態を認識しながら黙認していた場合、その時間は使用者の指揮命令下の労働時間と評価され、申請の有無にかかわらず割増賃金の支払義務が生じ得ます。申請制を採るなら、申請外の残業を実際にさせない運用（退勤の徹底・持ち帰り仕事の禁止）までセットで行うことが必要です。

① 労働基準監督署への申告。労働者が労基署に申告すると、調査（臨検監督）が入り、割増賃金の未払いが確認されれば是正勧告の対象となります。調査は請求者1人の問題にとどまらず、他の従業員を含む事業場全体の労働時間管理・賃金支払いに及ぶことがあります。守谷市・つくばみらい市・常総市・坂東市の事業場は常総労働基準監督署、取手市・龍ケ崎市・牛久市などの事業場は龍ケ崎労働基準監督署の管轄です。

② 労働審判。裁判官1名と労使の専門家2名による労働審判委員会が、原則3回以内の期日で審理する迅速な手続です（労働審判法15条2項）。申立てから原則40日以内に第1回期日が指定され、会社側はその前に答弁書と証拠を提出しなければなりません。準備期間が非常に短いことが、会社側にとっての最大の特徴です。

③ 訴訟。判決で支払いを命じられて任意に支払わない場合、会社の預金口座や売掛金の差押えに進むおそれがあります。さらに、裁判所は労働者の請求により、未払割増賃金と同一額の付加金の支払いを命じることができます（労働基準法114条。請求は違反時から法律上5年以内、当分の間3年以内）。悪質性が高いと判断される事案では、付加金まで含めて実質2倍の支払いとなる可能性があるのです。加えて、退職者に対する未払賃金には年14.6％の遅延利息が積み上がっていきます（賃金の支払の確保等に関する法律6条1項・同法施行令1条）。

「無視すれば諦めるだろう」という対応は、選択肢の中で最もリスクが高いといえます。争うにしても和解するにしても、期限内に会社としての方針を立てて対応することが重要です。

① 消滅時効。各給料日から3年（労働基準法115条・附則143条3項）を経過した部分は、時効を援用することで支払いを免れる場合があります。請求書面が届いてから方針決定までの間に、うかつに債務を承認しないことが前提です（民法152条1項）。

② 労働時間性の否定。請求対象の時間の中に、休憩時間、自主的な残留（私的な作業・雑談）、業務指示のない自己研鑽の時間などが含まれている場合、それらは労働時間に当たらないと反論できる余地があります。ただし、使用者の指揮命令下にあったと評価される時間（黙示の指示による作業、手待ち時間等）は労働時間となるため、実態の精査が必要です。

③ 残業時間の過大主張への反証。入退館記録・パソコンのログ・シフト表など客観的な記録と照らして、主張されている時間が実態と乖離していることを具体的に示します。

④ 管理監督者性（Q2参照）、⑤ 固定残業代の有効性（Q1参照）が認められれば、その範囲で支払義務が否定・縮減されます。また、⑥ 支払済みの割増賃金・手当が適法に残業代へ充当されるものであれば、その分は控除されます。いずれの反論も、感情論ではなく証拠と法的根拠の裏付けが不可欠であり、根拠のない全面否認はかえって付加金の判断等で不利に働きかねません。個別の事案によって取り得る反論は異なりますので、弁護士にご相談ください。

① 労働時間を客観的な方法で記録する。勤怠システム・ICカード・パソコンのログ等、客観的な記録による把握が原則です（前記ガイドライン参照）。記録は労働基準法109条の保存義務の対象にもなります。自己申告制を採らざるを得ない場合も、実態との乖離がないかの確認が求められます。

② 固定残業代・管理職運用を点検する。固定残業代は、金額と対象時間数を雇用契約書・就業規則に明記し、超過分を毎月精算する運用になっているかを確認します（Q1参照）。管理監督者として扱っている役職については、権限・勤務態様・待遇の実態が伴っているかを見直します（Q2参照）。

③ 就業規則・36協定を整備する。法定労働時間（労働基準法32条）を超えて労働させるには、労使協定（同法36条に基づくいわゆる36協定）の締結・届出が前提となります。残業の申請・承認ルール、持ち帰り仕事の禁止などを就業規則で明確化し、運用を実態に合わせることが、有効な予防策となります。労務体制の点検は、請求が来る前に行うことに意味があります。当職では、企業の労務管理体制の確認・整備のご相談もお受けしています。